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En un caso en el cual el Juez de lo contencioso administrativo ha programado una audiencia oral u ordenado que se dicte una sentencia sobre un expediente escrito, el Juez de lo contencioso administrativo ordenará la presentación de una serie de documentos.
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- Documentos que serán ofrecidos como prueba. Los documentos que pretendan probar hechos según lo alegado por una parte deben ser ofrecidos como pruebas documentales. Los documentos que son meramente ejemplos ilustrativos de una cuestión abordada en un escrito, o que se suministran por una cuestión de conveniencia (tal como las copias de las sentencias judiciales), no deben ofrecerse como pruebas documentales, sino que se deben presentar como adjuntos a un escrito o a otras presentaciones. Las partes no deben presentar como prueba ningún documento que ya se encuentre en el expediente (como la petición de audiencia) o que ya haya sido presentado como prueba documental por la parte opositora.
- Lista de pruebas. Una parte debe presentar una lista de las pruebas que se propone presentar que incluya el número de prueba, un título breve o la descripción de la prueba, y la cantidad total de páginas contenidas en la prueba documental. Una lista de pruebas debería identificar cuál es la prueba documental que contiene el testimonio directo por escrito de un testigo, si se ofrece tal testimonio.
- Formato de las pruebas propuestas. Las pruebas documentales propuestas deben ser legibles en todas las partes relevantes y cumplir con los siguientes requisitos:
- Número de expediente. Cada prueba debe estar identificada con el número de expediente del caso para el cual se ofrece.
- Identificación de la parte. Cada prueba debe estar identificada con una denominación abreviada de la parte que ofrece la prueba (precedida por la abreviatura “Pr.” para prueba). Las partes no federales deben usar su posición en el caso, no su nombre, para una correcta identificación de la prueba. Por ejemplo, la denominación “D” para Demandante o “DO” para Demandado se usa por lo general para las partes no federales. Las partes federales deberían usar el acrónimo estándar de la agencia para la correcta identificación de la prueba. Por ejemplo, “CMS” se usa para los Servicios Medicare y Medicaid; “I.G.” se usa para el Procurador General de HHS; y “SSA” se usa para la Administración del Seguro Social.
- Número de prueba. La denominación de la parte debe ir seguida de un número entero que representa el número de la prueba (uno que no hubiere usado con anterioridad la parte oferente), no una letra, no una combinación de números y letras, y no un número con decimales.
- Números de página. Cada página de cada prueba documental debe estar numerada para que la página pueda ser ubicada con facilidad cuando se haga referencia a la prueba en un escrito, en la audiencia o en la sentencia. Las partes deberían numerar las páginas de cada prueba documental en una secuencia separada para la prueba. Un ejemplo de la manera en la que deberían verse estas denominaciones es como sigue:
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Expediente n.º. C-15-101
Pr. D. 1
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- Etiquetado en la esquina inferior derecha. Las marcas de identificación estipuladas en los subpárrafos (i) a (iv) deben ser colocadas en la esquina inferior derecha de la prueba documental propiamente dicha. Las marcas de identificación no deberían tapar ninguna parte relevante de la prueba documental. Si no resulta práctico etiquetar una prueba en la esquina inferior derecha, entonces la parte oferente debería colocar la etiqueta en un área tal que la etiqueta pueda ser fácilmente encontrada y leída.
- Encuadernación en carpetas y realización de perforaciones. Las pruebas propuestas que se presenten en papel deberían estar sujetas de manera tal de quedar seguras, pero deberían ser independientes y no se deberían unir con otras pruebas. Las perforaciones deben atravesar el contenido de los documentos.
- Rechazo de las pruebas propuestas. El Juez de lo contencioso administrativo puede rechazar las pruebas propuestas que no estén preparadas de la manera indicada en el párrafo (c) de esta sección y ordenar que la parte vuelva a presentar las pruebas propuestas para cumplir con los requisitos establecidos. Esto puede causar demoras en la preparación de la audiencia. En un caso que procede sin una audiencia oral, esto puede demorar la sentencia. Un Juez de lo contencioso administrativo puede sancionar a una parte que no cumpla con los requisitos de esta sección no admitiendo o no considerando las pruebas que incumplen con lo antedicho.
- Objeciones a las pruebas propuestas. Si una parte objeta la admisión de una prueba propuesta por la parte opositora, dicha parte debe presentar la objeción por escrito dentro del plazo establecido por el Juez de lo contencioso administrativo. Un Juez de lo contencioso administrativo puede admitir pruebas durante una audiencia preliminar, en una audiencia oral o en una sentencia si no se celebra una audiencia oral. Cuando un caso debe ser decidido sin una audiencia oral, el Juez de lo contencioso administrativo dará a una parte la oportunidad de objetar la admisión de pruebas documentales ofrecidas como prueba por la parte opositora. Estas pruebas generalmente acompañan el escrito de una de las partes y la objeción a la prueba se incorpora al escrito de respuesta de la parte opositora.